KOMUNIKASI ANTARPERSONA DALAM LINGKUNGAN BISNIS

KOMUNIKASI ANTARPERSONA DALAM LINGKUNGAN BISNIS

KONSEP DIRI

Setiap orang dan setiap setiap situasi merupakan suatu kesempatan untuk memodifikasi konsep diri. Seseorang yang memiliki pengalaman negatif  dalam lingkungan; orang seperti ini tidak mempercayai umpan balik positif semudah mempercayai umpan balik negatif. Kecendrungan ini disebut ramalan pemenuhan diri (self fulfilling prophesy). Singkatnya konsep diri merupakan penyaring semua informasi yang datang kepada seorang individu. Semakin realitis dan positif konsep diri tersebut, semakin responsif pegawai  mencari dan menghadirkan umpan balik yang efektif.

HUBUNGAN

Seorang komunikator bisnis yang efektif, harus mempertimbangkan komponen pokok hubungan bisnis- kepuasaan kebutuhan antarpersona. William Schutz (1996) mengidentifikasi tiga kebutuhan antarpersona dasar : inklusi (dilibatkan), kontrol, dan afeksi (kasih sayang). Seseorang dengan kebutuhan inklusi yang tinggi  akan mencari pengakuan dalam organisasi dan akan melawan ketakutan dengan memaksa orang lain untuk memberikan perhatian kepadanya. Seseorang dengan kebutuhan inklusi yang rendah mencari lebih sedikit hubungan dan memiliki sedikit kebutuhan dan merupakan tipe orang yang mandiri dan bekerja sama serta meyakinkan diri mereka sendiri bahw merek tidak akan mendapatkan perhatian, tetapi itulah yang diinginkan. Seorang pemimpin bisnis yang efektif adalah yang dapat mengenali kebutuhan pegawainya dari keadaan undersocial (kebutuhan berinteraksi dengan orang lain yang relatif rendah) hingga keadaan oversocial (kebutuhan yang relatif tinggi untuk melakukan sesuatu dengan orang lain).

Kebutuhan akan kontrol (pengendalian) berhubungan dengan suatu harapan akan kekuasaan dan berharap menjadi pemimpin. Seseorang yang kebutuhan inklusinya rendah dan kebutuhan kontrolnya yang tinggi mungkin belajar bagaimana memanipulasi orang lain agar memperoleh peluangnya acara tidak langsung. Seseorang dengan kebutuhan inklusi dn kontrol yang tinggi mungkin berupaya mendominasi situasi secara langsung. Sebaliknya, orang-orang yang kebutuhan kontrolnya rendah dan kebutuhan penerimaan wewenangnya tinggi seringkali merupakan bawahan yang setia.

Kebutuhan akan afeksi (kasih sayang) akan mencari hubungan yang hangat dan intim. Mereka mengharapkan orng lain mengakui nilai mereka dan memberikan umpan balik positif. Seperti berjabat tangan yang erat, senyum, dsb. Seseorang dengan kebutuhan afeksi yang rendah seringkali menjadi seseorang yang dingin.

KETERBUKAAN

Keterbukaan (openness) melibatkan penyingkapan terhadap orang lain, pelaporan reaksi untuk menstimuli dengan jujur dan pemilikan perasaan. Banyak hubungan yang tidak bahagia karena para pelakunya tidak terbuka dalam berkomunikasi dengan orang lain.

TINGKAT PENYINGKAPAN

Powell (1969) menyatakan terdapat tingkat kedalaman  dalam komunikasi antara orang-orang yaitu :

1. Tingkat komunikasi paling mendasar, melibatkan rutinitas atau ritual. Kita menginteraksikan cara ini setiap hari, seperti “hai apa kabar?”, “bagaimana kabarmu hari ini?”
2. Tingkat 2 melibatkan percakapan komunikasi umum. Informasi ini tidak rahasia dan tidak mengancam seseorang untuk membagi informasi dan tidak ada resiko yang ditanggung.
3. Tingkat 3 melibatkan penyingkapn opini, kepercayaan, dan nilai. Keterbukaan ini memulai proses ikatan dalam hubungan. Seseorang akan membagi informasi setelah kepercayaan ditetapkan atau dikenal dengan hubungan persahabatan.
4. Tingkat 4 melibatkan pembagian perasaan. Komunikator seseorang menunjukkan afeksi yang tinggi dan pegawai memiliki kesempatan untuk didengar pendapatnya.
5. Tingkat 5 disebut dengan komunikasi puncak  atau komunikasi intim. Ini dicadangkn untuk anggota keluarga, dll.

 GAYA KOMUNIKASI  ORGANISASIONAL

Beberapa manajer bersifat demokratis dan ada yang bersifat otoritas. Iklim yang diciptakan dalam sebuah bisnis dapat mendorong atau menghambat keterbukaan, bergantung pada gaya komunikasi ke bawah (vertikal).  Digunakan manajemen tingkat atas untuk meningirimkan pesan kepada para bawahan.  Manajemen otokrasi bergantung pada komunikasi otokrasi yng terdiri atas sejumlah pesan instruks. Gaya ini sering digunakan orangtua yang bersifat sangat memerintah untuk berkomunikasi dengan anak-anaknya. Gaya yang jauh lebih tepat adalah gaya demokratik. Gaya ini akan menciptakan suasana yang mendorong orang-orang didalamnya untuk mengembngkan hubungan secara peduli dan terbuka.

TUGAS DAN HUBUNGAN

Dimensi tugas meliputi informasi pekerjaan, prosedur organisasi, rencana pemasaran dan informasi lainnya untuk melengkapi prosedur pelayanan, penjualan, atau pabrikasi. Apabila seorang penyelia menanyakan apakah anda bersedia menjadi ketua tim pada spekulasi yang akan datang, dimensi tugasnya merupakan tugas yang ditetapkan, dimensi hubungan “anda dianggap memenuhi syarat untuk menjadi ketua tim.

IKLIM

Gibb (1961) membagi iklim ke dalam dua kategori yaitu iklim bertahan (iklimnya terkesan berat dan represif) dan iklim mendukung (orang-orang merasa dihormati dan satu sama lain memberikan dorongan saat mereka berupaya menyelesaikan tugas yang menumpuk). Kreps (1986) bahwa iklim organisasi adalah “sifat emosional intern organisasi yang didasarkan pada bagaimana senangnya para anggota orgnisasi terhadap satu sama lain dan terhadap organisasi”.

Karakteristik iklim komunikasi yang mendukung dan karakteristik yang bertahan

1. Evaluasi dan deskripsi. Perilaku evaluatif yang negatif seringkali meningkatkan tanggapan bertahan. Evaluasi (yang dinilai orang lain biasanya menyebabkan ketegangan. Deskripsi (para anggota organisasi memusatkan pesan-pesan mereka pada peristiwa-peristiwa yang dapat diamati dan mengurangi referensi mengenai reaksi-reaksi subjektif dan emosional).
2. Kontrol dan orientasi masalah. Mengendalikan (upaya memanipulasi orang lain, menetukan tingkah laku atau sikap kepada orang lain, atau menghentikan tindakan yang diharapkan orang atau kelompok lain). Orientasi masalah (suatu penangkal strategi kontrol dalam suatu organisasi, hal penting yang harus dilakukan adalah mengkomunikasikan suatu hasrat untuk menemukan suatu pemecahan bukan memaksakan pemecahan, bekerja sama bukan memanipulasi).
3. Strategi dan spontanitas. Spontanitas merupakan sebagai alternatif strategi. Untuk bertindak spontan, berarti berterus terang dan membuka rahasia kepada anggotany dalam suatu organisasi. Orang-orang yang spontan berupaya mencegah perasaan bertahan, berupaya jujur dan front-up terhadap orang lain.
4. Kenetralan dan empati. Prilaku netral memperlakukan orang lain lebih dari sekedar objek (miliknya). Empati (upaya memahami situasi dari sudut pandang orang lain (turut merasakan perasaan orang lain)).
5. Keunggulan dan kesamaan. Sikap keunggulan menjadi nyata melalui penggunaan posisi, wewenang, kemampuan intelektual, kekayaan dan kekuatan fisik. Kesamaan (mengkomunikasikan suatu kepercayaan yang menyatakan bahwa setiap orang dapat membuat suatu andil untuk keberhasilan organisasi).
6. Kepastian dan provesionalisme. Kepastian (meyakini diri sendiri yang paling benar dan orang lain salah, menyebabkan iklim bertahan yang negatif). Provesionalisme (mendukung tujuan orang –orang dan tujuan organisasi).

GAYA MANAJEMEN ANTARPERSONA

McGregor (1960) menyatakan prilaku manajemen teori X dan teori Y. Para manajer teori X yakin bahwa tanggung jawab mereka mengendalikan, mengancam,mengarahkan, dan mengatur aktivitas para bawahan, yakin bahwa para pekerja lebih menginginkan jaminan dari pada hal lainnya, yakin bahwa para pegawai dimotivasi oleh uang (sebagai pemikat), ketakutan akan penurunan jabatan atau pemecatan dan tidak mempercayai motif pekerja lini dalam organisasi. Para manajer teori Y meyakini bahwa ancaman hukuman ekstern bukan merupakan cara terbaik untuk pengembangan motivasi terhadap tujuan organisasional, meyakini bahwa motivasi meningkat pada saat kebutuhan penghargaan diri dan perwujudan diri terpenuhi, percaya bahwa kapasitas kreativitas, kecerdasan, dan imajinasi dalam memecahkan masalah organisasi didistribusikan secara luas pada kekuatan kerja.

 

MOTIVASI DALAM ORGANISASI

Herzberg (1968) merekomendasikan beberapa untuk dorongan kerja yaitu :

1. Bahwa para manajer hendaklah mengurangi pengendalian administrasi untuk memelihara keadaan yang dapat meningkatkan kinerja mereka.
2. Pemberian lebih banyak kebebasan kerja, wewenang, dan tanggung jawab kepada para pekerja.
3. Adanya pemberian tugas-tugas pekerjaan baru dan menantang kepada para pegawai untuk meningkatkan peluang agar mereka belajar dan berkembang.
4. Para manajer harus membantu para pegawai agar menjadi seseorang yang ahli dalam suatu pekerjaan tertentu sehingga akan meningkatkan rasa penghargaan, tanggung jawab, dan perkembangan mereka.

TEORI MANAJEMEN ANTARPERSONA LAIN

Lima gaya kepemimpinan yang ditentukan oleh tinggi-rendahnya perhatian manajer baik terhadap produksi maupun terhadap orang-orang yaitu :

1. Manajemen yang miskin. Pemimpin tidak peka terhadap kebutuhan orang-orang atau organisasi atau tidak ada komunikasi.
2. Manajemen country club (adanya perhatian yang rendah terhadap tugas, tetapi perhatiannya tinggi terhadap orang-orang).
3. Pemenuhan wewenang (perhatian yang tinggi terhadap tugas dan rendah terhadap orang-orang). Jenis pemimpin ini bersandar pada wewenang, peraturan, dan perintah dalam menyelesaikan pekerjaan.
4. Posisi moderat (perhatian yang seimbang kepada penyelesaian tugas dan kepada orang-orang).
5. Manajemen kelompok (pemimpin kelompok adalah seseorang yang memiliki perhatian besar terhadap orang-orang dan produksi).  Ini merupakan gaya kepemimpinan yang ideal.

 KEKUASAAN DAN KONFLIK

Kekuasaan merupakan suatu pengaruh yang mengakui bahwa seseorang memiliki kekuasaan terhadap orang lain. Apabila terjdi persaingan kekuasaan dalam suatu organisasi, maka muncullah konflik.  Beberapa konflik merupakan suatu hal yang baik dn diperlukan dalam suatu organisasi. Para manejer merancang berbagai pertandingan untuk memotivasi para pegawai. Filley (1975, h 4-7) mengidentifikasikan empat keuntugan utama konflik yaitu :

1. Banyak situasi konflik memiliki efek penyebaran konflik yang serius
2. Situasi konflik menuntun kita untuk memperoleh informasi baru, cara baru dalam memandang sesuatu
3. Konflik antarkelompok bertujuan untuk meningkatkan kepaduan kelompok
4. Konflik memberikan peluang kepada para individu atau kelompok untuk mengukur kekuasan, kekuatan, atau kemampuan.

MANAJEMEN KONFLIK

Lima karakteristik yang berlaku untuk manajemen konflik adalah :

1. Keterbukaan (melibatkan pernyataan perasaan dan pikiran secara terbuka, secara langsung dan jujur tanpa mencoba memanipulasi orang lain)
2. Empati (merasakan apa yang dirasakan oleh orang lain untuk mengetahui bagaimana situasi yang dihadapi orang lain)
3. Sikap mendukung (harus bersikap deskriptif bukan evluatif)
4. Sikap positif (upaya untuk mengadakan situasi win-win (saling menguntungkan))
5. Kesamaan (melibatkan tanggapan orang lain secara terus menerus dan memiliki nilai sama).