Bentuk komunikasi dilihat dari fungsi dan manfaatnya dalam lingkup komunikasi bisnis

Bentuk komunikasi dilihat dari fungsi dan manfaatnya dalam lingkup komunikasi bisnis

a.      Komunikasi verbal

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang lazim digunakan baik secara tertulis (written) maupun lisan (oral). Bentuk komuniaksi verbal ini memiliki struktur yng tertur dan terorganisasi dengan baik sehingga tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis dapat tercapai dengan baik.

Dalam dunia bisnis dapt dijumpai berbagai macam contoh komunikasi verbal misalnya :

Ø  Membuat dan mengirim surat pengantar barang ke suatu perusahaan

Ø  Membuat dan mengirim surat teguran atau peringatan kepada nasabah yang menunggak pembayarannya

Ø  Membuat dan mengirim surat penawaran barang kepada pelanggan

Ø  Membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan

Ø  Membuat dan mengirim surat pemesanan barang (order) kepada pihak lain

Ø  Membuat dan mengirim surat penolakan kerja

Ø  Membuat dan mengirim surat pengaduan kepada pihak lain

Ø  Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain

Ø  Membuat dan mengirim surat kontrak kerj kepada pihak lain

Ø  Membuat dan mengirim surat pemberitahuan ke media massa

Ø  Membuat dan mengirim surat pengumuman ke media massa

Ø  Membuat dan mengirim informasi lowongan kerja ke media massa

Ø  Membuat dan mengirim surat ucapan terimakasih kepada mitra kerja bisnis perusahaan

Ø  Membuat dan mengirim surat ucapan  berduka cita/belasungka kepada mitra kerja bisnis dan perusahaan

Ø  Membuat dan mengirim surat penuntutan kepada mitra bisnis suatu perusahaan

Ø  Membuat dan mengirim  surat edaran ke media massa

Ø  Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk-produk baru

Ø  Berdiskusi dalam suatu kerja tim (teamwork)

Ø  Melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan

Ø  Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini bawah

Ø  Melakukan presentasi proposal tentang pengembangan perusahaan di hadapan tim penguji

Ø  Melakukan konferensi jarak jauh melalui komputer (teleconference) dengan perusahaan/pihak lain

Ø  Melakukan chatting dengan teman sejawat di internet

Dalam dunia bisnis seseorang dapat saja mengekspresikan pesan-pesannya secara nonverbal(tidak secara tertulis atau lisan). Namun ekspresi secara nonverbal memiliki sutu keterbatasan dlam mengkomunikasikan suatu pesan kepada pihak lain. Sebagi contoh, jika ingin membahas suata kejadian masa lalu, ide atau abstraki, seseorang tidak dapat menggunakan ekspresi wajah atau bahasa tubuh untuk menerangkannya. Sebaliknya, dia harus menggunakan bahasa verbal dengan menyusun kata-kata ke dalam suatu pola yang memiliki arti atau makna dalam bentuk tertulis atau lisan.

Melalui komunikasi lisan atau tertulis diharapkan orang dapat memahami apa yang disampaikan oleh pengirim pesan dengan baik. Penyampaian suatu pesan secara lisan maupun tertulis memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang dikatakan dengan baik dan benar.

Komunikasi bisa sangat efektif sangat bergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun menerima pesan. Secara umum, untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis seseorang dapat menggunakan pendengaran dan bacaan.

a.       Berbicara dan menulis

Pada umumnya, untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang berbicara daripada menulis suatu pesan. Alasannya komunikasi lisan relatif lebih mudah, praktis (efisien), dan cepat dalam menyampaikan pesan-pesn bisnis. Pada umumnya bagi para pelaku bisnis, penyampaian pesan-pesan bisnis secara tertulis relatif lebih jarang dilakukan. Meskipun demikian, bukan berarti bahwa komunikasi secara tertulis tidak penting, mengingat tidak semua hal bisa disampaikan secara lisan.

b.      Mendengar dan membaca

Perlu diingat bahwa komunikasi  yang efektif adalah komunikasi dua arah. Orang-orang yang terlibat dalam dunia bisnis cenderung lebih suka memperoleh mendapatkan informasi daripada menyampaikan informasi. Untuk melakukan hal tersebut, mereka memerlukan keterampilan mendengarkan dan membaca yang baik.

b.      Komunikasi nonverbal

Bentuk komunikasi nonverbal yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropologi, sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut beberapa contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal :

Ø  Menggertakkan gigi untuk menunjukkan kemarahan

Ø  Mengerutkan dahi untuk menunjukkan sedang berpikir keras

Ø  Gambar pria atau wanita yang dipasang di pintu masuk toilet untuk menujukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya

Ø  Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melamun

Ø  Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan

Ø  Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang lain

Ø  Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan

Ø  Menganggukkan kepala untuk menunjukkan kata setuju atau OK

Ø  Berbbicara dengan mengambil jarak agak menjauh untuk menunjukkan bahwa lawan bicaranya belum begitu dikenal dengan baik

Ø  Menutup mulut dengan telapak tangan untuk menunjukkan suatu kebohongan

Ø  Telapak tangan yang terbuka untuk menunjukkan kejujuran

Ø  Tangan mengepal untuk menunjukkan  penuh percaya diri

Ø  Gerakan kaki dan tangan secara tidak teratur, bagaikan orang yang kedinginan, yang menunjukkan bahwa seseorang sedang grogi

Ø  Seseorang mengirimkan seuntai bunga kepada teman yang meraih sukses bisnis untuk menunjukkann rasa simpati dan ucapan selamat atas kesuksesan yang diraih

Ø  Asbak di atas meja tamu untuk menunjukkan bahwa tamu diperbolehkan merokok

Ø  Simbol dilarang merokok yang terpasang di ruang tamu untuk menunjukkan bahwa tamu dilarang merokok

Ø  Ruang tunggu sebuah bank tanpa tempat duduk untuk menunjukkan bahwa para nasabah akan dilayani dengan cepat tanpa harus menunggu lama

Pendek kata dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil kesimpulan tentang berbagai macam perasaan orang, baik rasa senang, benci, cinta, rindu, maupun berbagai macam perasaan lainnya. Pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat yang kurang terstruktur, sehingga membuat komunikasi nonverbal sulit untuk dipelajari.

Komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur. Sebagai contoh, seseorang akan mengalami kesulitan bila menyuruh orang lain dengan menggunakan bahasa nonverbal untuk mengambil buku kerja di suatu tempat yang didalamnya terdapat berbagai buku yang warna maupun judulnya bermacam-macam.komuniksi nonverbal sering tidak terencana dan terstruktur. Namun, komunikasi nonverbal memiliki pengarug yang lebih besar daripada komunikasi verbal. Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal sangat penting terutama dlm kaitannya dengan penyampaian perasaan dan emosi seseorang.

Menurut Thil dan Bovee dalam excellence in Business Communications, komunikasi nonverbal memiliki 6 tujuan yaitu :

a.       Memberikan informasi

b.      Mengatur alur suatu percakapan

c.       Mengekspresikan informasi

d.      Memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan pesan-pesan verbal

e.       Mengendalikan  atau mempengaruhi orang lain

f.       Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya memberi contoh car mengayunkan tongkat golf yang baik dan benar.

Referensi

Purwanto Djoko, komunikasi bisnis

Riswandi, ilmu komunikasi, Graha Ilmu

Bentuk komunikasi dilihat dari fungsi dan manfaatnya dalam lingkup komunikasi bisnis

OKTIA PUTRI           (D1E013027)

ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS BENGKULU

2015